8 astuces pour augmenter sa productivité

Hellow les blogueurs et blogueuses!

vous avez été nombreuses à me féliciter pour les articles ponctuels de conseils que ce soit par mail ou par message privé sur ma page Facebook. Certaines m’ont demandé s’il me serait possible d’aborder quelques sujets bien spécifiques, que j’ai bien entendu réuni dans une liste dans laquelle je vais puiser des sujets au fur et à mesure des semaines.

Le sujet qui est revenu le plus souvent était: comment fais-tu pour gérer « aussi bien » ton temps et être efficace malgré ta vie à 1000 à l’heure. Les personnes qui me suivent depuis quelques temps et qui ont pris la peine d’apprendre à ma connaître savent que je suis une mère de famille, que je suis blogueuse au féminin mais que je gère également un métier de Digital Strategist et que j’ouvre un e-commerce dans le domaine de la cosmétique capillaire  organique ce mois-ci.

D’où cette question qui est revenue en top demande: comment fais-tu pour gérer autant de choses et rester efficace et productive. Je vais vous avouer qu’être productif et efficace lorsque l’on bosse sur plusieurs projets ce n’est pas aisé mais justement il existe des astuces, des outils qui permettent d’être aidée, soutenue.
Des astuces qui me permettent de gérer au mieux mes délais, mes objectifs tout en gardant un équilibre familial décent de femme d’affaires. Cela n’est pas inné, cela demande une certaine discipline et pour une personne assez brouillon que j’incarnais encore il y a 7 ans, je me surprend à trouver que cela devient de plus en plus évident. Il est donc temps de vous aider, vous aussi qui êtes actives/actifs, de vous dévoiler mes astuces personnelles qui sont en fait de la logique pure et dure.
J’espère que ce billet sera utile et  permettra de mieux gérer son temps et d’ augmenter sa productivité.

Etre productif, qu’es-ce que cela signifie?

Il est important avant de vous parler de mes astuces pour rester productive ou pour augmenter ma productivité de se poser et de se poser quelques questions essentielles. Qu’es-ce que cela représente pour vous cette notion de personne productive? Es-ce que vous voyez une personne productive comme une personne qui travaille comme une folle, qui a des horaires de dingue? Voyez-vous une personne super organisée et posée? Car selon les mails que j’ai reçus,  vous m’avez toutes/tous donné une notion personnelle différente de ce qu’est pour vous une personne productive.

La productivité est en réalité la capacité d’une personne à réaliser  un maximum de tâches de façon efficace et dans un degré de concentration asse intense et ce, dans un délai imparti. Un délai relativement court ou pas, selon la charge de travail à réaliser.
A partir du moment où vous avez compris cette notion, vous pouvez donc vous dire qu’une personne productive n’est pas obligée de travailler comme une dingue, de faire des dizaines d’heures supplémentaires pour réaliser ses tâches et atteindre des objectifs. Passons dans ce cas au vif du sujet, ce pour quoi vous êtes venu(e)s me trouver, mes astuces! Soyez patients car arrive une longue tartine mais c’est pour votre bien!

Astuce numéro 1: fixer des objectifs et les adapter tous les jours

Pour être productif il est nécessaire de savoir vers où l’on désire se diriger, car sans but précis, comment y arriver correctement? D’où l’importance de se fixer des objectifs par projet de façon séparée pour chacun d’entre eux, qu’ils soient professionnels ou personnels. Un projet avec un objectif gobal dans le quel vous pouvez insérer une série de tâches à réaliser.
Personnellement, je réalise des  To do list pour chaque projet, que je ré-adapte chaque jour ou chaque semaine, selon la complexité ou la durée du projet. Pour chaque projet je divise les tâches à réaliser selon un ordre de priorité.
Pour avoir une vision claire, que je puisse consulter en permanence,  je me fais aider par une application qui se nomme Trello et qui me permet d’avoir une vue d’ensemble sur chaque projet/tâche et d’adapter, de basculer les tâches de colonne en colonne en leur attribuant des codes couleurs. Je ne vous montre pas l’intérieur de mon application par souci de confidentialité car il reprend des données concernant des clients mais vous pouvez gérer de façon facile et ludique des dizaines de projets: pros et persos 🙂

Application de gestion de projets Trello

Cette application, mais il en existe d’autres, me permet de me poser chaque matin et voir ce qui est important. Et chaque soir je bascule les tâches réalisées. Je gagne clairement beaucoup de temps grâce à cette adaptation et vision claire de mes projets. Cela me rend plus efficace.

Astuce numéro 2: Réaliser les actions que vous aimez le moins en premier

Ce que j’ai appris au cours des 3 dernières années est qu’un projet n’avance pas lorsque l’on ne réalise pas ces actions que nous n’aimons pas. Il est naturel et humain d’avoir des préférences et nous avons toujours cette tendance à mettre ces choses embêtantes de côté. La proscratination pointe son nez et il est évident que ces actions embêtantes et qui restent importantes, voir prioritaires sont remises à plus tard, bloquent le projet.  D’où l’importance d’effacer de la liste des tâches et actions ces choses que nous n’aimons pas. Plus vite elles sont réalisées, plus vite nous pouvons nous focaliser sur ce qui nous passionne réellement. Cela vous motivera d’autant plus! Je fais ces tâches que je n’aime pas vraiment tôt le matin pour m’en débarrasser et me libérer l’esprit.

Astuce numéro 3: Eviter de perdre du temps

Lorsque l’on désire gagner en productivité et être efficace, il est vital d’éviter toute forme de distraction. Il y a 2 ans , le matin je passais en revue mes mails, ensuite j’allais de blog en blog lire des articles, de magazine en magazine. De page Facebook en compte Instagram. Et lorsque je me disais, hop c’est bon je peux commencer, 1 heure 30 à 2h venaient de s’écouler sans que je n’aie attaqué ce qui était réellement important. Aujourd’hui je débute encore ma journée par une vision d’ensemble de ce qui a été fait sur d’autres blogs ou pour les projets professionnels ce que la concurrence a fait mais encore une fois je me fais aider par un outil très pratique: Feedly. Il permet d’ajouter des flux rss des sites que l’on désire consulter. Tout se trouve au même endroit classé par thème. Un tour vite fait sur Feedly le matin me permet de gagner plus d’une heure. Je vois ce qui m’intéresse réellement sans devoir me rendre sur le site même.

Egalement, en cours de journée il arrive que l’on remarque quelque chose d’intéressant à lire, ce qui nous renvoie généralement vers un désir d’aller plus loin. Généralement, cela se solde par un tip de lecture en boucle. Depuis 2 ans j’ai également pu gagner un temps considérable grâce à une extension Chrome du petit nom de Pocket. Elle me permet de mettre dans la petite poche les url des choses que j’aimerais consulter par la suite. Le soir, au calme ou lorsque j’ai un temps mort pendant la journée, je consulte ce que j’ai mis de côté.

Astuce numéro 4: Eviter les sources de distraction

Pour être efficace, il est nécessaire de pouvoir se concentrer. Et pour pouvoir se concentrer de façon plus intense, il faut couper toute les sources de distraction qui sont présentes: que ce soit lorsque vous travaillez à la maison ou dans les locaux d’une entreprise.
Lorsque je désire travailler et ne pas être distraite, je ferme Facebook, je ferme mes comptes mails pour ne pas voir les notifications popper sur mon écran, je coupe le son de mon téléphone portable, j’ éteint la radio ou la télévision.

éviter les distractions pour être plus efficace

Astuce numéro 5: Utiliser les temps morts et les transformer en petites périodes de travail

Les temps morts portent bien leur nom! Ce sont ces petites périodes de temps qui  arrivent pendant la journée: le temps d’attente entre deux rendez-vous. Le temps passé dans les transports en commun etc. Le temps entre le temps où vous avez terminé une tâche et le moment où vous devez aller récupérer vos enfants à l’école ou autre temps mort.Utilisez-les pour réaliser des petites actions qui ne prennent pas beaucoup de temps ni de concentration: passer des coups de fils, lire et répondre à quelques mails. Adapter vos projets dans Trello. Cela vous permet de gagner du temps sur des petites actions pour vous concentrer sur ce qui demande plus de concentration à un autre moment.

Astuce numéro 6: Apprendre à dire non et se rendre moins disponible

Il y a encore 2 ans d’ici, j’étais déjà fortement sollicitée pour des conseils, des demandes en tout genre. Et je me pliais en  4 pour y répondre le plus rapidement possible. Les personnes ont donc pris pour habitude et pour une normalité que je réponde vite à leurs demandes diverses et lorsque ce n’était pas le cas, elles devenaient désagréables, ne comprenant pas pourquoi j’étais subitement non disponible, ou que je prenais plus de temps pour accéder à leurs demandes et caprices.

apprendre à dire non

Depuis pas mal de temps, je coupe toute possibilité de contact aux moments où je travaille et où je dois me montrer concentrée et efficace. Je ne répond plus aux messages dans les 10 minutes, je ne répond plus aux demandes professionnelles à partir de 17h30. Nous avons tous droit, malgré notre devoir de servir notre employeur, nos projets ou nos clients à une vie familiale et sociale. Il est vital de décrocher du professionnel pour s’octroyer une vie « normale ». Apprendre à dire non aux personnes toxiques qui ne font appel à vous que lorsqu’elles ont besoin de vos services et qui en dehors de ces demandes ne vous contactent jamais fait énormément de bien. Eduquer son entourage personnel et professionnel que vous n’êtes pas disponible entre telle et telle heure vous permettra de ne pas vous faire harceler de toutes parts.

Astuce numéro 7: Prendre des pauses de façon stratégique

Un cerveau fatigué est un cerveau moins concentré et cela veut dire également qu’il y aura une chute dans la productivité et dans l’efficacité. Le cerveau humain n’est pas conçu pour faire face à de longues périodes de concentration intense. Prendre des pauses stratégiques est un élément qui permet de se reposer, de se ressourcer pour pouvoir attaquer ensuite.

apprendre à faire des pauses

Lorsque je parle de prendre des pauses je ne parle pas de longues pauses ou d’aller faire un soin en institut en pleine journée. Je préconise des pauses de 10 minutes toutes les 50 minutes, comme quand j’étais en cours. En 50 minutes il est possible de faire beaucoup de choses avec un cerveau capable de se focaliser sur quelque chose! Beaucoup plus que de tenter de travailler pendant 3 heures et en se fatiguant rapidement, en devenant moins performant et inefficace.
Quitter son poste de travail, prendre un thé, boire un verre d’eau, prendre l’air quelques instant, marcher un peu dans un couloir ou sortir sur sa terrasse quelques minutes. Passer un petit coup de fil à une amie. Le but étant de retirer le focus sur le travail et plonger dans une phase de plaisir. Voilà un très bon conseil que j’applique en permanence.

Astuce numéro 8: On apprend à écouter son corps

Le burn out j’ en ai fait les frais lorsque je ne me focalisais que sur mon travail de l’époque, de la performance, de la concurrence avec d’autres collègues, de ce désir que tout soit parfait. Il m’a fallu beaucoup de temps pour m’en remettre. C’est arrivé parce que j’étais désorganisée et que je n’écoutais pas mon corps. Je travaillais de 08h30  du matin à 13h non stop et de 13h30 à 17h sans faire de pauses, en étant toujours dans ce trip de » je peux le faire ». Et à un moment donné, mon corps m’a dit merde…mon cerveau aussi. Je me suis transformée en loque ambulante. Je peinais à aligner mes pensées, j’étais exténuée, je ne parvenais à rien faire de correct.

apprendre à écouter son corps
Maintenant j’ai appris à écouter mon corps. Je sais que je suis super productive tôt le matin ou lorsque les enfants sont au lit. Je dépose ma fille à l’école et je suis de retour à 08h, j’attaque ma journée sans stress, au calme sans distraction. Je fais des pauses toutes les 50 minutes, je m’aère régulièrement. Je suis devenue organisée et je prend le temps de prendre soin de moi: je prend des bains tranquillement le soir, je vais marcher le weekend, je fais mes courses sans ma 3G etc.  J’ai toujours en moi ce désir de sortir de ma zone de confort car j’ai envie de laisser une trace perceptible et utile sur terre mais je ne met plus ma santé et ma vie de famille en péril, je tente de garder l’ équilibre!

En appliquant ces 8 astuces pour augmenter sa productivité, je suis convaincue que vous pourrez gagner en temps et en énergie pour devenir une personne efficace!

En récapitulatif:

On établit un planning avec des échéances et on s’y tient
On évite les sources de distraction
On prend du temps pour faire des pauses pour se ressourcer
On arrête les tâches chronophages en automatisant ou en déléguant avec des applications ou aides tierces
On apprend à tirer parti des temps morts
Et on apprend surtout à s’écouter !

Augmenter sa productivité c’est avoir une certaine discipline et apprendre à s’écouter! 

3 Comments

  • Kelwy's Chronicles dit :

    Coucou, super article avec de de très bons conseils !
    Il faudrait que j’arrive à tous les suivre, surtout à propos des sources de distraction je pense que c’est le point que je dois le plus travailler!
    Bisous.

  • Fouzia dit :

    merci ! Article très intéressant !

  • Estelle dit :

    Merci pour cet article très inspirant ! Moi aussi je fais des listes par thèmes, par priorités !

    Estelle
    lamodeestunjeu.fr

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